质量记录的空白表格样式，称为质量记录表式（from），属于质量管理体系文件的组成部分。在体系运行过程中，质量记录表式记载了各种有关的实际情况和数据之后，便形成了质量记录(record)。企业应按标准的要求对质量记录实施必要的管理。
对质量记录表式的设计有以下要求：
1）与程序文件和作业文件的编制同步进行
质量记录往往是程序文件和作业文件的附录，也就是说在编写程序文件和作业文件时，应根据标准要求和质量管理的需要，确定应有哪些质量记录，同时对记录的内容加以系统考虑。
2）具有可追溯性
质量记录应具有唯一性的标识，为便于归档和检索，质量记录应具有分类号和流水号。
质量记录中必须表明合同（或生产指令）号、产品型号（或图号）、时间、地点、记录人。只有达到以上要求质量记录才具有完全的可追溯性。
3）栏目设置合理
质量记录表式中的栏目既要满足质量管理要求，做到适用，又要力求简化，以降低成本。这就需要仔细琢磨，做到栏目不多不少。栏目还应适应多种情况，以减少表格数量。
4）标准化、规范化
质量记录表式宜标准化，这样便于实施规范化的管理，既便于填写又便于统计和分析。
5）考虑多种表现形式
除文字表式外，还可以用样品、照片、音像制品、磁盘、光盘 等形式，随着电脑的普及应用，采用多媒体技术的复合记录将有广阔的发展前景，因其不仅图文并茂、声像俱全、直观形象、更加生动，且特别便于大量信息的存贮。
因此，在策划采用何种记录形式时，应根据需要与可能，不限于文字表式，采用适当的形式以获得最佳效果。
